¿Quieres escribir una comunicación formal y te resulta difícil ?
Este tipo de comunicación, es lo que en este post denominamos Oficio de solicitud.
Aquí te contamos como hacerlo de manera efectiva.
¿Qué es Oficio de solicitud?
Oficio de solicitud es una comunicación formal. Se dirige a una persona, o a una organización, con la finalidad de lograr un objetivo. Los objetivos son muy variados. Ejemplo: pedir la oportunidad de realizar pasantías en una empresa, ofrecer servicios profesionales o realizar un reclamo de servicios.
Si bien el contenido puede ser muy variado, se escribe con base en una estructura determinada. Esta estructura, facilita establecer una comunicación efectiva.
Además de la estructura, es importante el estilo al escribir. Se precisa utilizar un lenguaje directo y preciso, cuidando vocabulario y ortografía. En cuanto al tono, siempre debe ser amable y respetuoso.
En general, el contenido es de una o dos hojas. Depende de la cantidad de información a presentar. El formato carta es el más utilizado, si lo vas a entregar en físico.
¿A quién se dirige Oficio de solicitud?
Le puedes escribir un Oficio de solicitud a cualquier organización, empresa, institución, o entidad pública o privada. En general, la diriges a quién le quieres informar, plantear o pedir algo específico.
Puedes dirigirte a una persona en particular, ejemplo: al director, encargado o quien sea responsable de un área. A quien percibas tiene la capacidad de dar respuesta a tu comunicación.
Cuando le escribas a alguien un Oficio de solicitud, es recomendable abordar solo un tema o «Asunto», como también se le conoce. El enfoque es muy importante para la consecución de cualquier objetivo.
Si bien la mayor parte de las veces el objetivo es solicitar algo a alguien, se puede utilizar también para agradecer. Dar gracias por la solución de un problema o por haber recibido algo significativo de una persona u organización.
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¿Cómo hacer un Oficio de solicitud?
El Oficio de solicitud tiene una estructura determinada. Si bien cada quien tiene un estilo propio para comunicarse, hay una estructura que recomendamos seguir.
Esta estructura facilita la presentación del contenido. Como vas a ver, son partes imprescindibles para hacer llegar tu petición o mensaje, de la mejor manera posible.
Te mostramos el orden y contenido de cada una de las partes:
- Lugar y fecha
Identificas ciudad, día, mes y año. Puedes alinear a la derecha o izquierda de la página, como prefieras.
Ejemplo: Bogotá, 26 de enero de 2023 - Destinatario
Nombre y apellido de la persona a quien va dirigida la comunicación y su cargo. Si la denominación del cargo es muy larga, puedes distribuirlo en 2 líneas.
Ejemplo: Amanda Ríos
VP Ejecutivo de Crédito y Cobranzas
Banco Nacional de Desarrollo - Asunto
Se identifica el motivo de la comunicación.
Ejemplo: Solicitud refinanciamiento de deuda - Encabezamiento
Es el inicio del cuerpo del texto, consiste en un saludo cortés.
Ejemplo: Estimada Amanda Ríos
- Introducción
Tiene como objetivo establecer conexión con la persona.
Ejemplo: «Ante todo, reciba mis saludos cordiales». «Me dirijo a usted, con la finalidad de solicitar…»
- Cuerpo de la comunicación
Es la parte mas extensa. Se escribe todo el contenido pertinente a la solicitud. En nuestro ejemplo, sería adecuado informar las razones por las cuáles no ha sido posible cumplir con los pagos. Adicionalmente, formular una propuesta de plan de pago. O pedir una reunión para llegar a los acuerdos de refinanciamiento con la institución. - Despedida
Es finalizar la comunicación de forma gentil. Se escribe comúnmente en tercera persona y las expresiones más utilizadas son «Atentamente», «Se despide», «»Muy atentamente», «Sin más por el momento, reciba mi agradecimiento anticipado».
- Firma
Al final del texto debe aparecer tu nombre completo y la firma.
Adicionalmente, información de identidad pertinente a tu solicitud. Por ejemplo, cédula de ciudadanía, o el documento con el que estés registrado en la entidad a la que te diriges.
Si realizas una solicitud en tu lugar de empleo, identifica el cargo.
También puedes considerar colocar número de teléfono, correo electrónico o dirección. Así tendrán opciones de distintas vías para darte respuesta.
Conclusión
Te hemos facilitado una estructura para escribir Oficio de solicitud. Es ordenada y te facilitará comunicar a otros tus ideas, pensamientos, o lo que sientes con respecto a algo en específico.
Una vez que hayas escrito el contenido, revísalo cuidadosamente. Lo que hayas escrito te refleja. Entonces, asegúrate de haber escrito en forma clara y, muy muy importante ¡sin errores ortográficos!
Confiamos haber resultado de utilidad. ¡Éxito con todos tus Oficio de solicitud!
