¿Quieres registrar empresa en Colombia y no morir en el intento?
En este post te contamos cuáles son las acciones y trámites para lograr establecer legalmente tu empresa.
Esto permitirá realizar la actividad comercial que hayas elegido, y tener acceso a diferentes beneficios legales y fiscales que harán posible la sostenibilidad y crecimiento de tu proyecto.
Pasos para registrar empresa en Colombia
Registrar empresa en Colombia no solo se trata de cumplir con una formalidad establecida, significa poder participar en licitaciones y tener oportunidades de inscripción en formaciones gratuitas, en foros y ferias.
Además, es un requisito indispensable para acceder al sistema financiero y obtener créditos para invertir y hacer crecer tu emprendimiento.
A continuación identificamos la secuencia de pasos ordenados para lograr el objetivo. ¿Cuál crees qué es el primero?
1. Verificar disponibilidad de nombre
¿Ya tienes un buen nombre para tu empresa? El primer paso, es asegurar que es único y por tanto lo vas a poder registrar.
Lo ideal es tener más de una opción de nombre, se recomiendan 3, de esta forma si la primera opción está registrada ya habrás pensado en otras opciones igualmente atractivas.
¿Cómo hacerlo?
A través del Registro Único Empresarial (RUES), de la siguiente forma:
- Ingresa a la web de RUES.
- En el menú izquierdo encuentras la opción “Registros”, pones el cursor y das click en “Registro Mercantil”.
- Vas a ver un formulario de búsqueda y seleccionas la pestaña “Nombre/palabra clave”, escribes el nombre que quieres darle a tu empresa y das click en “Consultar”.
El sistema puede dar una lista de nombres o un nombre especifico de empresa que coincide con el que has elegido. O notificar que la consulta no ha tenido resultados, esto significa que el nombre está disponible y lo puedes utilizar para el registro.
Con la verificación de nombre de empresa ya puedes empezar a gestionar todo el proceso de registro ante el RUES.
2. Definir el tipo de empresa o sociedad
¿Qué tipo de empresa o sociedad quieres crear? Está la opción de persona natural, pero supone limitaciones y riesgos, porque no va a existir separación entre las finanzas personales y de la empresa.
La otra opción es persona jurídica y ofrece más beneficios legales, fiscales y una serie de ventajas empresariales.
Incluye distintos tipos de sociedades: Sociedad Anónima, Sociedad por Acciones Simplificadas S.A.S, Sociedad Limitada LTDA, Sociedad Colectiva, Sociedad en Comandita Simple, Sociedad en Comandita por Acciones, Sociedad de Economía Mixta, Empresa Unipersonal y Empresa Asociativa de Trabajo.
Evalúa cuidadosamente cada una de las opciones para elegir la que se adapte mejor al tipo de tipo de actividad comercial que vas a llevar a cabo y el crecimiento que quieres.
3. Revisar estructura de los contratos
Si la empresa implica la firma de contratos, es muy importante revisar su contenido y términos para llevar a cabo negociaciones siempre correctas.
Este paso implica elaborar y revisar los documentos, analizar los compromisos asumidos y sus implicaciones, todo en conformidad con la legislación y normativas existentes en el país.
4. Creación de estatutos
Una vez determinado el tipo de empresa o sociedad se crean sus estatutos. Es un documento con un marco de reglas de funcionamiento y estructurado con cláusulas, condiciones, representante legal y participación de cada accionista.
Entre otra información incluye: denominación de la empresa y domicilio, nombres de los socios, capital social, acciones, porcentajes y tiempo de duración de la sociedad.
5 Registro ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)
Este es uno de los trámites más importantes para registrar empresa en Colombia. Es el proceso mediante el cual las personas naturales y jurídicas se inscriben e incorporan al Registro Único Tributario (RUT).
El RUT es un documento que permite ubicar, identificar y clasificar a personas o entidades según su actividad económica, comercial o patrimonio, definiendo si declaran o no renta.
¿Cómo hacerlo?
Puedes inscribirte en línea a través de su sistema RUT Virtual para persona natural y RUT persona jurídica.
Para esto, lee el Abecé inscripción al RUT y paso a paso para inscripción al RUT– DIAN.
Si surge alguna dificultad con la inscripción virtual, tienes la opción de solicitar una cita a través del portal de DIAN, en la opción Asignación de Citas.
6 Tramitar el NIT de la empresa
Una vez realizada la inscripción en RUT, se tramita el Número de Identificación Tributaria (NIT). Este número identifica a los contribuyentes ante el cumplimiento de obligaciones de tipo tributario, cambiario y aduanero.
¿Cómo hacerlo?
Como referencia, puedes acceder a la Cámara de Comercio de Bogotá y ver los requisitos, son distintos para personas naturales o jurídicas.
7 Registro ante la Cámara de Comercio
Este trámite ante la Cámara de Comercio que corresponda, es esencial para formalizar la empresa y cumplir con todas las obligaciones legales de los comerciantes en el país.
Entre los documentos requeridos están: acta de constitución, estatutos, documentos de identidad de los socios y representantes legales. Aquí puedes leer como hacer registro ante Cámara de Comercio en Bogotá.
8 Apertura de Cuenta Bancaria
Esta acción es necesaria para llevar a cabo las operaciones financieras, comerciales y controlar efectivamente la gestión de la empresa.
Sugerimos explorar diferentes entidades bancarias y conocer las condiciones de las cuentas en cuanto a: monto solicitado para la apertura, oportunidades de otorgamiento de préstamos o créditos, formas de pago online, plataforma y beneficios.
Cuando hayas recabada la información, comparas las entidades y te decides por la que consideres te ofrece más ventajas.
Para la apertura piden varios documentos, entre otros, estatutos de la empresa, certificado de la Cámara de Comercio, balance inicial, copia de cédula de identidad del representante legal y RUT.
9 Solicitar Facturación a la DIAN
Todo contribuyente obligado a expedir factura requiere solicitar la resolución de autorización a la DIAN, en donde se definen los datos de número de talonarios requeridos y el tipo de facturación.
Este trámite se puede realizar online o presencial, aquí puedes conocer y leer toda la información acerca del Sistema de Facturación Electrónica.
Registro ante el Sistema de Seguridad Social
Si vas a contratar empleados (o colaboradores como se denomina actualmente) es necesario registrar la empresa en el Sistema de Seguridad Social.
Esto permitirá su acceso al sistema de pensiones público o privado, registrarlos en el Plan de Beneficios en Salud (PBS) a través de una Entidad Prestadora de Salud (EPS) y registrarte ante una Caja de Compensación Familiar y una Administradora de Riesgos Laborales (ARL).
Implica cumplir con los aportes a pensión y parafiscales a los empleados con destino al SENA, ICBF, EPS, CCF, ARL y otras.
¿Cómo hacerlo?
Accedes a la plataforma de EPS, ARL y Caja de Compensación Familiar seleccionada, posteriormente se requiere diligenciar los datos de los empleados en los formularios que corresponda y radicarlos.
Aquí puedes ver cómo afiliar empleados a la seguridad social.
¿Y si quiero abrir un establecimiento comercial?
Si quieres abrir un establecimiento comercial es requisito registrarlo ante la Cámara de Comercio respectiva.
Adicionalmente, gestionar el Certificado de Higiene y Sanidad de la Secretaría de Salud (en caso de aplicar), solicitar el Certificado de Bomberos y Notificar la apertura del establecimiento comercial ante Planeación Distrital.
Conclusiones
El registrar empresa en Colombia es un proceso complejo que implica llevar a cabo una serie de trámites legales y fiscales que deben cumplirse de forma rigurosa y correcta.
Uno de los pasos que requiere más atención y cuidado es la formulación de estatutos, si bien existen documentos estándar, el no incluir determinadas cláusulas específicas puede ocasionar inconvenientes a futuro.
Igual puede pasar con la estructura de contratos, si no se revisa con mucho detenimiento las condiciones en las cuales se ofrecen a clientes o usuarios los productos o servicios.
Con base en lo referido, recomendamos contar con el acompañamiento de un abogado o experto en el área, a fin de asegurarte que todo el proceso esté correcto y que cumplas con todas las regulaciones y normativas vigentes en el país.
